Marketing para eventos, la guía definitiva

Índice de contenidos

• ¿Qué es el marketing de eventos?
• ¿Por qué marketing de eventos?
• Tipos de eventos
• 1.Conferencias
• 2.Ferias comerciales
• 3.Seminarios
• 4.Mesas redondas
• 5.Cumbres
• 6.Eventos virtuales
• 7.Eventos Híbridos
• Cómo medir el éxito del marketing de eventos
• Objetivos SMART
• 9 KPIs o indicadores para medir el éxito del marketing de tu evento
• 1.Registros
• 2.Ingresos brutos
• 3.Satisfacción de los asistentes
• 4.Participación de los asistentes
• 5.Menciones en las redes sociales
• 6.Participación de la página del orador
• 7.Check-ins totales
• 8.Relación costo / ingresos
• 9.Clientes adquiridos
• 3 consejos para encontrar el lugar adecuado para el evento
• 1.Revise los datos
• 2.Elabora un plan de diseño interior
• 3.Considere la accesibilidad
• ¿Cómo crear un sitio web para su evento?
• Diseño del sitio web del evento
• Contenido del sitio web del evento
• Contenido del blog
• Contenido de video
• Cómo mejorar el SEO de tu sitio web de eventos
• Factores de clasificación en la página
• Factores de clasificación fuera de la página
• Cómo promocionar un evento en las redes sociales
• 4 Mejores prácticas de medios sociales para eventos
• 1.Usa Hashtags del evento
• 2.Aprovechar las partes interesadas
• 3.Convierta a los asistentes en promotores de eventos
• 4.Crear comunidades en línea
• Marketing de eventos de asociación
• 1.Articule por qué necesita un evento de marketing asociado
• 2.Especifique claramente los roles para cada socio
• 3.Abordar todos y cada uno de los conflictos de intereses
• Marketing de eventos basado en cuentas
• Cómo integrar datos de eventos
• 3 herramientas de integración de datos de eventos
• 1.IFTTT
• 2.Webhooks
• 3.Zapier
• 3 herramientas para administrar tu evento
• 1.Bizzabo
• 2.Cvent
• 3.Regonline

Bienvenido a su guía de marketing para eventos creada por Aloha. A continuación encontrará las mejores prácticas para hacer que su público meta se entere de su evento y asista a él sin dudarlo.

¿Qué es el marketing de eventos?

El marketing de eventos es la promoción de un producto, marca o servicio a través de interacciones en persona. Hay muchas formas de comercialización de eventos y cada una puede ser atendida para abordar los objetivos específicos de un vendedor. Una empresa puede organizar su propio evento y construir relaciones más sólidas con sus prospectos y clientes. Una empresa puede asistir a un evento como expositor e introducir su producto a clientes potenciales.

Los eventos en línea, como seminarios web o talleres transmitidos en vivo, varían en alcance y demuestran ser tan impactantes como los eventos en vivo. Cualquiera que sea el formato, el marketing de eventos es una estrategia versátil e increíblemente efectiva que genera valor a largo plazo en las relaciones con clientes y socios por igual.

¿Por qué marketing de eventos?

En esencia, el marketing es comunicación. Es la capacidad de transmitir claramente un mensaje en el momento oportuno. Los eventos en vivo brindan la oportunidad de conectarse directamente con las partes interesadas y comunicar claramente su mensaje. No es de extrañar que el marketing de eventos continúe creciendo como una de las estrategias de marketing más importantes para las grandes compañías de hoy en día.

‍Según Forrester Research, los eventos representan el 24% del presupuesto de marketing B2B. En 2020, se realizarán 3.2 millones de eventos profesionales globales anualmente. Las empresas creen en el poder de los eventos en vivo y esta tendencia solo seguirá creciendo en los próximos años.

A continuación encontrará una guía completa y exhaustiva sobre las mejores prácticas de marketing de eventos. Ya sea que esté planeando una conferencia de 3 días o asistiendo a una feria internacional, esta guía le dará una comprensión más completa de las estrategias de marketing de eventos y cómo maximizar su impacto.

Tipos de eventos

La tecnología de hoy combinada con la creciente necesidad de eventos ha resultado en una amplia gama de tipos de eventos. Tener una comprensión firme de cada tipo de evento ayudará a los especialistas en marketing de eventos a determinar cuáles alinean más estrechamente sus objetivos específicos. A continuación se muestra una muestra de tipos de eventos que te ayudará a entender la estructura del tuyo.

1. Conferencias

Estos eventos a gran escala constituyen una parte importante de la industria de eventos. Las conferencias pueden ser B2B o B2C y generalmente tienen un calendario lleno de oradores interesantes, talleres educativos y valiosas sesiones de trabajo en red. Las conferencias más exitosas son las que equilibran un entorno profesional con un ambiente energético y social.

2. Ferias comerciales

Las ferias también son de gran escala y albergan a miles de asistentes de todo el mundo. Estos eventos generalmente se llevan a cabo dentro de una industria específica y brindan a las empresas la oportunidad de exhibir sus productos y servicios. Las ferias comerciales son el escenario ideal para recabar oportunidades de ventas calificadas que tienen una mayor probabilidad de convertirse en clientes. Mientras que las conferencias generalmente están abiertas al público, los asistentes a la feria a menudo deben ser compradores previamente seleccionados, representantes de la compañía o de prensa.

3. Seminarios

Los seminarios generalmente tienen lugar en un entorno más íntimo y están muy enfocados en educar a los asistentes. El grupo más pequeño de asistentes permite discusiones más profundas y un intercambio de conocimientos valioso. Los seminarios suelen durar un día y muchas veces solo durante unas horas.

4. Mesas redondas

De manera similar a los seminarios, las mesas redondas también tienen un objetivo educativo específico en mente. Las mesas redondas pueden variar en tamaño, pero generalmente son de menor tamaño. Estos eventos a menudo se establecen en un entorno más íntimo, dando a cada asistente la oportunidad de contribuir a la conversación. Las mesas redondas generalmente están compuestas por ejecutivos de más alto nivel como CEO o CMO, lo que brinda una oportunidad de networking mucho más concentrada para los asistentes.

5. Cumbres

Si bien la mayoría de los eventos están abiertos al público, las cumbres se encuentran en el extremo opuesto del espectro. Las cumbres muchas veces están reservadas exclusivamente para los ejecutivos de alto nivel, los líderes de la industria y los funcionarios del gobierno. Aquí es donde se discuten las grandes ideas y se tramitan los principales tratos. Las cumbres tienen un alcance un poco más pequeño debido a su naturaleza de alto perfil y consisten en oradores muy importantes.

6. Eventos virtuales

Los eventos virtuales son ideales para las empresas que pueden no tener los recursos para albergar un evento en vivo a gran escala y para las empresas que no pueden permitirse el lujo de viajar a una conferencia internacional. Los eventos virtuales permiten a las personas participar de todo el mundo y se esfuerzan por lograr un grupo de asistentes más globalizado y diverso. A medida que la tecnología para la realidad virtual y aumentada continúa evolucionando a un ritmo rápido, los eventos virtuales pueden convertirse rápidamente en una forma principal de eventos en vivo.

7. Eventos Híbridos

Un evento puede tener elementos de interacción en persona y participación en línea. Dichos eventos híbridos proporcionan una funcionalidad versátil y le da a los organizadores de eventos la libertad de estirar los límites del evento, tanto en términos de alcance como de alcance. Por ejemplo, para la conferencia anual de Google I / O en 2016, el equipo de Google decidió proporcionar un flujo de video en vivo de 360 ​​grados del discurso principal.

La tecnología de video 360 permitió a los asistentes no solo escuchar la nota principal, sino también sentir que estaban presentes en el evento. Los eventos híbridos crean una mayor experiencia tanto para asistentes presenciales como virtuales.

Cómo medir el éxito del marketing de eventos

Para maximizar el impacto de las estrategias de marketing de eventos, es necesario establecer los objetivos correctos y utilizar los KPI relevantes. Definir y medir el éxito del evento es tan importante como el evento en sí. A continuación hay una lista de formas de articular los objetivos de marketing de eventos seguidos de nueve indicadores para medir adecuadamente el ROI del evento, lo que ayuda a garantizar el éxito continuo.

Objetivos SMART

Antes de sumergirse en los KPI específicos, vale la pena mencionar el S.M.A.R.T. acrónimo (en inglés) para ayudarlo a comprender mejor cómo lograr el éxito de marketing de eventos. Definir metas con este método lo ayudará a alcanzar los resultados deseados de la manera más eficiente posible.

Specific o Específico: cuanto más específico sea al articular los objetivos de su evento, más cerca estará de alcanzarlos. Hacer preguntas detalladas puede ser una excelente forma de encontrar respuestas integrales.

Measurable o Medible: los objetivos específicos son aún más efectivos cuando pueden cuantificarse porque puede medir su impacto directo. Los factores fácilmente mensurables, como los costos y los ingresos, son la mejor manera de responder la pregunta: "¿Cómo sabré que se han logrado mis objetivos?"

Achievable o Alcanzable: Teniendo en cuenta la diferencia entre ambicioso y poco realista, asegúrate de establecer metas que puedan alcanzarse pero nunca fuera de tu alcance. Debe establecer un objetivo que crea que usted y su equipo alcanzarán el 50% del tiempo si tuviera que repetir el evento. Puedes establecer un "objetivo de alcance" adicional que creas que se puede alcanzar el 10% del tiempo, lo que te servirá de motivación a ti y a tu equipo.

Results oriented u Orientado a los resultados: los objetivos deben medir los resultados, no las actividades. Si bien podría ser útil enviar 50 correos electrónicos individuales a posibles patrocinadores de eventos, una mejor meta sería asegurar un compromiso firme de 5 patrocinadores de eventos en los próximos 6 meses.

Time Bound o Calendarizado: todos los objetivos deben tener fechas límite posteriores. Cree una línea de tiempo para sus objetivos y analice cómo se desarrollarán en diferentes puntos en el tiempo.

9 KPIs o indicadores para medir el éxito del marketing de tu evento

1. Registros

La cantidad total de registros obviamente es una medida importante para determinar el éxito del evento. Sin embargo, hay varias formas de dividir esta métrica para asegurarse de obtener los conocimientos más importantes. Puede ver los registros a lo largo del tiempo para ver qué meses vieron la mayor demanda de boletos. O divida los registros por tipo de ticket para comprender mejor qué tickets fueron más populares entre los asistentes. Hay muchos conocimientos para extraer de los datos de registro. Solo se trata de hacer las preguntas correctas y contar con la tecnología de eventos adecuada para ayudar a encontrar las respuestas.

2. Ingresos brutos

Si se trata de un evento pagado, los ingresos brutos son un indicador muy importante del éxito del evento. También es una medida que debe tocarse más profundamente. Además del monto total en dólares, los ingresos brutos pueden revelar otras ideas clave como la demografía de los asistentes que estuvieron más presentes en el evento, el tipo de boletos que se vendieron más rápidamente y la época del año en que las ventas de boletos estaban en su punto máximo. Todos estos puntos clave se pueden extraer de la métrica de ingresos brutos.

3. Satisfacción de los asistentes

Cualesquiera que sean sus objetivos específicos, todos los eventos comparten el mismo objetivo general de satisfacer a los asistentes. Pero es importante especificar su definición de "satisfacción". ¿El objetivo era simplemente entretener a los asistentes durante la conferencia? ¿Quería que le quitaran conocimientos específicos sobre su producto? Asegúrese de ser intencional con esta métrica en particular para obtener la mayor información sobre sus asistentes.

Una forma excelente de medir la satisfacción general de los asistentes es calculando el puntaje neto del promotor, como cuando llamas al banco y te dicen "dinos del 1 al 10 ¿qué tan probable que nos recomiendes con tus amigos?", los que respondan entre 8 y 10 serán nuestros promotores.

4. Participación de los asistentes

Comprender el compromiso de los asistentes puede ser un claro indicador de si el contenido del evento fue relevante y valioso para los asistentes. El marketing de eventos se trata de fomentar las relaciones con clientes y prospectos, por lo que monitorear su nivel de participación durante el evento ayudaría a medir mejor el éxito de la construcción de relaciones.

5. Menciones en las redes sociales

En el mundo digital actual, las redes sociales y los eventos van de la mano. Los eventos mismos se han convertido en una fuente de contenido tanto para los organizadores como para los asistentes. No es de extrañar que el 98% de los consumidores creen contenido digital en eventos y que el 100% de los asistentes comparta el contenido en sus redes sociales. Por lo tanto, maximizar las menciones en las redes sociales es crucial para el éxito general del evento y para garantizar que la marca de su evento llegue a las audiencias de todo el mundo.

6. Participación de la página del orador

Uno de sus objetivos principales debe ser ofrecer contenido de eventos que resuene con los asistentes. Una de las principales fuentes de contenido durante su evento probablemente serán los discursos y conferencias magistrales. Por lo tanto, es importante asegurarse de que sus oradores estén ofreciendo un conocimiento valioso que se conecta con los asistentes. Una forma de medir este impacto es monitoreando la página de perfil de cada hablante. ¿Cuántas veces se ha visto su página? ¿Cuántos Me gusta recibió cada página? Las métricas de participación como estas mostrarán si el contenido de su evento fue relevante para los asistentes presentes.

7. Check-ins totales

Asegúrese de registrar el número de registros durante el día (s) del evento y compare este número con el total de registros. Una gran discrepancia entre estas dos figuras valdría la pena investigar. De manera similar a los registros, el número total de registros se puede dividir de diferentes maneras para comprender mejor el perfil demográfico de los asistentes.

8. Relación costo / ingresos

La cifra de ingresos totales no es importante si no se compara con el costo total del evento. Esta proporción es crucial para ayudarlo a comprender la cantidad y calidad de los recursos que se requerían para el evento y si los recursos lo ayudaron a lograr sus objetivos de marketing de eventos.

9. Clientes adquiridos

A partir de la cantidad de clientes potenciales calificados que recopile del evento, realice un seguimiento de cuáles resultaron en un trato cerrado. Esto lo ayudará a calcular el ROI directo de los esfuerzos de marketing de eventos de su equipo y lo ayudará a crear estrategias para eventos futuros. Comprender qué tácticas funcionaron y cuáles no al intentar ganar nuevos clientes es una información crucial para el marketing de eventos.

3 consejos para encontrar el lugar adecuado para el evento

Una vez que se establezcan sus objetivos y se definan sus KPI, encontrar el lugar adecuado para el evento será crucial para determinar el éxito del evento. Hay muchas cosas que debe considerar al elegir un lugar y ayudarlo a comenzar a pensar en la dirección correcta. Consulte los 3 consejos a continuación.

1. Revise los datos

Asegúrese de profundizar en los datos de eventos anteriores que haya organizado para analizar qué aspectos funcionaron bien y cuáles necesitaron mejoras. Si hizo que los asistentes completen encuestas posteriores al evento, use estas respuestas como su guía. En función de los comentarios, elija un lugar para eventos que satisfaga esas necesidades.

¿Su sede de eventos previos proporcionó suficiente espacio para redes efectivas? Si no, sería mejor encontrar un lugar que facilite mejor las sesiones de networking. Hágase preguntas detalladas basadas en eventos previos, así como las respuestas de la encuesta de asistentes para comprender mejor qué tipo de lugar será el mejor para aquellas áreas de mejora.

2.Elabora un plan de diseño interior

Crear un espacio que induzca la creatividad y la colaboración es tan importante como el contenido del evento en sí mismo. El entorno físico juega un papel importante para inspirar a los asistentes a participar y participar activamente.

Para crear una atmósfera así, la iluminación es siempre un factor importante. La iluminación eficaz se puede utilizar para impulsar la red o para ayudar a los asistentes a centrarse en un aspecto específico del evento, como un orador o un expositor. Además de la iluminación, la elección de los muebles también puede ayudar a crear un entorno para una mayor interacción. Si está organizando un evento en un espacio al aire libre, mesas de bar y sillas fomentan la mezcla. Las áreas de asientos más pequeñas inducirían conversaciones más íntimas.

3.Considere la accesibilidad

Siempre es importante asegurarse de que su evento sea de fácil acceso. Asegúrese de que haya áreas claras para recoger y dejar a los asistentes, instrucciones claras sobre cómo llegar al lugar y un amplio espacio de estacionamiento si es necesario. Sus asistentes deberían poder concentrarse en el contenido del evento en lugar de preocuparse por llegar a su destino. Tener en cuenta el acceso a la silla de ruedas también es crucial para garantizar una experiencia de evento inclusivo. Asegúrese de preguntarle a los lugares sobre el acceso a la silla de ruedas y planifique la agenda de su evento según corresponda.

¿Cómo crear un sitio web para su evento?

Uno de los primeros puntos de contacto para los posibles asistentes es el sitio web del evento. La experiencia de su sitio web debe ser excepcionalmente memorable para aumentar su probabilidad de registrarse para el evento. Y un sitio web memorable no se trata solo de la estética. La alta clasificación de SEO, el contenido relevante y la presentación de la marca del evento son factores importantes para crear un sitio web increíble.

Diseño del sitio web del evento

La regla cardinal del diseño excepcional es válida para los sitios web de eventos: simplicidad. Especialmente porque los sitios web de eventos están promoviendo una oferta única (el evento en sí), es importante mantener el mensaje conciso y al grano. Tener un video de loop en el fondo con el logo al frente y al centro es una gran manera de captar la atención de los visitantes mientras se mantiene un diseño de página de inicio mínimo.

Asegúrese de mantener un esquema de color simple y consistente también. Lo mismo ocurre con el estilo de fuente. En el siguiente ejemplo, verá que el sitio web del evento Virgin Disruptors solo contiene cuatro colores: rojo, negro, blanco y gris. Este esquema de color se alinea directamente con la marca, proporcionando una coherencia que será memorable para los posibles asistentes que visiten el sitio.

Para agregar más dinamismo a su página de inicio, considere colocar un reloj de cuenta regresiva como parte del encabezado para acumular anticipación para el evento, así como crear un sentido de urgencia para que los posibles asistentes se registren.

Contenido del sitio web del evento

Mientras se mantiene la regla de la simplicidad, un sitio web de eventos debe ofrecer una variedad de contenido atractivo. Cada contenido debe ser relevante para el evento como un todo y debe influir en los lectores para que se registren para el evento o difundan la palabra en él.

Contenido del blog

El marketing de contenido o inbound marketing en general se ha vuelto muy popular en los últimos años porque es una forma rentable de proporcionar una experiencia positiva a los consumidores y así generar más negocios. Proporcionar contenido valioso en forma de publicaciones de blog en el sitio web de su evento generará más tráfico a su sitio y, por lo tanto, más registros de eventos.

Una forma popular de publicación de blog es el formato de lista. Crea una lista de artículos que acumule anticipación para tu evento mientras educas a los lectores sobre un tema específico. Un buen ejemplo de esto sería cómo Social Media Marketing World crea publicaciones que agregan valor directamente a su marca de evento.

Tener una variedad de publicaciones como estas proporcionará conocimiento a los lectores y aumentará el ranking SEO de su sitio web de eventos. Para obtener más información sobre la creación de contenido para promocionar su evento, lea nuestro artículo de 8 motivos para crear el blog de su empresa.

Contenido de video

Asegúrate de usar video, pero no te compliques demasiado. Creo que algunas personas se ponen realmente nerviosas con la presentación. Lo construyen mucho, ven el video que creamos en Wistia y pensamos: 'Podemos'. ¡haz eso! ' Tu video no tiene que ser perfecto, pero es importante tenerlo. -Karla Franco, Eventos y Marketing en Wistia

Otro medio de contenido es el video. Dreamforce (la conferencia anual de Salesforce) hace un excelente trabajo al incluir contenido de video del evento del año anterior para dar a los visitantes del sitio web un vistazo de qué esperar para la próxima conferencia.

El contenido de video de la conferencia del año anterior siempre es excelente para incluir en el sitio web porque aumenta la anticipación del evento y crea la ilusión de que el evento nunca "termina": el impulso simplemente se está acumulando hacia la próxima conferencia. Para obtener más prácticas recomendadas sobre contenido de video, consulte esta publicación sobre cómo promocionar su evento a través de video.

Cómo mejorar el SEO de tu sitio web de eventos

¡Después de todo el esfuerzo para crear un sitio web bellamente simple para eventos con valiosas ofertas de contenido, es crucial que la gente tenga la oportunidad de verlo! Aquí es donde la optimización del motor de búsqueda se vuelve crucial. La búsqueda orgánica representa aproximadamente el 28.5% de todo el tráfico dirigido a los sitios web en Internet. Asegúrese de tener una estrategia de SEO sólida en su lugar.

Para ello, puedes contar con el personal o contratar a una de las mejores agencias de SEO en México, quienes impulsarán indudablemente tu sitio web.

Factores de clasificación en la página

Asegúrese de estar utilizando palabras clave objetivo en la página web del evento. Por ejemplo, si su evento es todo sobre marketing digital B2B, asegúrese de tener esta frase estratégicamente ubicada en todo el sitio web. Incluir la palabra clave en el título de la página, el cuerpo de la página y la metadescripción de la página le ayudarán a clasificar para esa palabra clave.

Los enlaces internos también pueden ayudar a aumentar su ranking de SEO. Esto significa vincularse a otras páginas web dentro del mismo sitio web del evento. Al vincular interna o externamente, el enlace debe estar anclado a la palabra clave o frase clave a la que se dirige. Si su palabra clave objetivo es "marketing digital B2B", vincularlo a "hacer clic aquí" no es tan efectivo como vincularlo con "marketing digital B2B".

Factores de clasificación fuera de la página

A pesar de ser una práctica mucho más dura, esta mejor práctica de ranking fuera de la página ayudará a impulsar fuertemente tu sitio web de eventos SEO. La construcción de enlaces consiste en otros sitios web que enlazan directamente al sitio de tu evento. Clasificación SEO. Para lograr esto, debe establecer relaciones clave con otros líderes de opinión y blogueros en su industria. Desarrollar relaciones de calidad fuera de línea generará resultados sorprendentes en línea para su evento.

Estos son solo algunos consejos para que vayas por el camino correcto. Para una mirada más profunda, revisa nuestro artículo ¿Qué es SEO y por qué es importante para mi negocio?

Cómo promocionar un evento en las redes sociales

Capitalizar los canales de las redes sociales y utilizar cada uno de ellos para maximizar la exposición es clave para el éxito del evento. Además de ser una gran manera de generar interés para su evento antes, durante y después de su evento (hola, FOMO), la participación en las redes sociales también representa una valiosa oportunidad para medir el retorno de la inversión en un evento.

4 Mejores prácticas de medios sociales para eventos

1.Usa Hashtags del evento

Use un hashtag de eventos y colóquelo prominentemente en su sitio web. Aliente a los visitantes del sitio web y a los asistentes al evento a usar el hashtag cuando participen en las redes sociales. No solo es una excelente manera de alentar la conversación sobre su evento, sino que también es una excelente forma de seguir el compromiso. Si bien usted mismo puede rastrear hashtags manualmente, algunas plataformas de interacción de eventos los rastrearán por usted.

Informar a las personas sobre su etiqueta de evento por adelantado es una herramienta de promoción increíble. Cuando las personas comienzan a ver tweets y retweets y publicaciones que tienen un determinado hashtag, incluso si no saben de qué se trata, ese hashtag hará que la gente se interese en él. e ir al evento.

2.Aprovechar las partes interesadas

Facilite la comercialización de su evento mediante la asistencia de las partes interesadas. Sean oradores, patrocinadores o expositores, aliente a sus expositores a promocionar su evento. Después de todo, se beneficiarán de la presencia de más personas en el evento y de la participación de más personas. Una de las mejores formas de hacerlo es con tarjetas de altavoz. Cree efectos visuales simples que promuevan las partes interesadas que aparecerán en su evento mientras también promocionan el evento por sí mismos. Con un poco de suerte, las partes interesadas querrán compartir esta información ellos mismos.

3.Convierta a los asistentes en promotores de eventos

No se limite a convertir a los interesados ​​en promotores; haz lo mismo con tus asistentes. Ofrezca descuentos o premios especiales a los asistentes que compartan el evento en las redes sociales y logren que las personas se registren. Puede automatizar este proceso utilizando herramientas promocionales como Ticket Boost.

4.Crear comunidades en línea

Incluso antes de que comience el evento, puede crear comunidades vibrantes que unen a las personas. Los hashtags de Twitter, los canales de Slack, los grupos de Facebook y los grupos de LinkedIn son formas en las que puedes comenzar a generar rumores para tu evento antes, durante y después de él. El setenta y cinco por ciento de los asistentes al evento asisten a eventos en la red. Darles más oportunidades para hacerlo solo hará que sus asistentes estén más satisfechos.

Marketing de eventos de asociación

Dos cabezas son mejores que una. Una forma cada vez más popular de marketing asociativo se vincula con eventos en vivo. Según la investigación de Forrester, el 22% de todas las campañas de marketing de socios están compuestas de eventos en vivo.

Te puede interesar nuestro artículo: Cómo utilizar el 14 de febrero en tu estrategia de marketing digital.

Cuando se planifican minuciosamente y se ejecutan adecuadamente, los eventos asociados pueden tener un impacto significativamente mayor que si un evento fuera organizado por una compañía, solo. La oportunidad de compartir conocimiento, aumentar el conocimiento de la marca y fortalecer las relaciones dentro de la industria es parte de la ejecución de un evento exitoso asociado. Pero antes de sumergirse en un esfuerzo tan exigente, es importante tomar las medidas necesarias que garanticen un evento exitoso. Aquí hay tres consejos rápidos.

1. Articule por qué necesita un evento de marketing asociado

Antes incluso de buscar un socio para unirse al evento, honestamente evalúe por qué necesita un socio en primer lugar. ¿De qué manera un evento de marketing asociado lo ayudará a alcanzar sus objetivos como empresa? ¿Está buscando aumentar el conocimiento de la marca a través de un evento de marca compartida? ¿Estás esperando expandir tu objetivo demográfico a un público más amplio? Cuanto más específico y honesto sea con estas preguntas, más sencillo será encontrar el socio adecuado y tener un evento exitoso.

2. Especifique claramente los roles para cada socio

Una vez que se establecen los objetivos y se garantiza la aceptación, es hora de especificar las funciones de cada socio. ¿Quién será responsable de la campaña de las redes sociales? ¿Qué tipo de material de marketing será necesario para ejecutar estas campañas? El día del evento, ¿qué compañía es responsable de las inscripciones y los registros? Por supuesto, todas estas tareas se pueden compartir, pero es crucial que cada tarea y rol se describa en detalle. De esta manera, existen claras expectativas en ambos lados y será mucho más fácil mantener a cada miembro responsable de las asignaciones específicas.

3. Abordar todos y cada uno de los conflictos de intereses

Siempre que trabaje con un socio comercial externo, siempre existe la posibilidad de que los objetivos estén desalineados. Sí, la ventaja potencial de una asociación exitosa siempre es alta, pero si se lleva a cabo sin cuidado, una sociedad puede cambiar fácilmente lo peor. Es por eso que es absolutamente necesario abordar cualquier conflicto de intereses durante las etapas del proceso de planificación del evento.

Marketing de eventos basado en cuentas

El marketing basado en cuentas (Account based marketing - ABM) se centra en la idea de enfocarse en una lista específica de cuentas clave cuyas necesidades se ajustan perfectamente a su oferta de productos y, por lo tanto, agregan el mayor valor a la empresa. Las campañas para cada una de estas cuentas se personalizan para garantizar el máximo compromiso.

Las campañas de ABM generalmente se centran en los esfuerzos de marketing de salida (intervención directa con clientes potenciales para moverlos a través de las últimas etapas del viaje del comprador), pero también pueden incluir esfuerzos entrantes (publicaciones de blogs, redes sociales, seminarios web).

Cuando se ejecuta correctamente, ABM es mutuamente beneficioso tanto para el proveedor como para el cliente, ya que la estrategia está específicamente diseñada para abordar directamente las necesidades del cliente, lo que a su vez genera valiosas alianzas a largo plazo.

El marketing de eventos basado en cuentas permite a las empresas ser más eficientes en la aceleración de ventas y, finalmente, en el cierre de negocios. A diferencia de las estrategias estándar de "generación de prospectos" donde el objetivo es simplemente obtener más oportunidades de venta, las estrategias de mercadotecnia basadas en cuentas enfocan los esfuerzos de los vendedores en las cuentas que tienen más probabilidades de cerrar y de ser clientes recurrentes o "de por vida" con fuertes valor de por vida para el cliente (LCV).

Mientras tanto, la llegada de varias herramientas de ABM ha hecho que sea más fácil que nunca para los profesionales de marketing aprovechar las estrategias de ABM.

Cómo integrar datos de eventos

Ejecutar estrategias de marketing de eventos implica una gran cantidad de puntos de datos. La recopilación de los datos correctos es un primer paso necesario para maximizar el éxito del evento y optimizarlo para futuros eventos. Sin embargo, simplemente recolectar los datos no es suficiente. Mucho más que ser impulsado por datos, el marketing de eventos debe ser impulsado por las ideas.

Reunir los conocimientos adecuados requiere conjuntos de datos que "hablen" entre sí. Integrar los datos para contar una historia clara es una forma segura de lograr el éxito de marketing de eventos. Por lo tanto, es necesario que los organizadores del evento se integren a través de las plataformas para garantizar una estrategia de marketing de eventos más integral y orientada a la percepción.

Algunas plataformas vienen con la capacidad de hablar con otras desde el primer momento. Se dice que estas plataformas tienen integraciones nativas. Para las plataformas que no tienen integraciones nativas, incluso los especialistas en marketing querrán utilizar una herramienta de integración como las que se enumeran a continuación.

3 herramientas de integración de datos de eventos

Existen numerosas formas de integrar plataformas sin la necesidad de un extenso conocimiento técnico. Aquí hay tres herramientas que ayudan a crear una solución de automatización integrada.

1. IFTTT

Pronunciado "ift", este servicio gratuito basado en la web es capaz de crear cadenas complejas de acciones automáticas. IFTTT se compone de dos características simples. Los factores desencadenantes son "si esto" y las acciones resultantes son "luego eso". Hay dos características que forman los applets, el núcleo de esta herramienta de automatización.

2. Webhooks

Webhooks se utilizan para enviar datos de una aplicación web a otra después de que se complete una acción. Al enviar datos en tiempo real de un sistema a otro, sus procesos serán automatizados. Puede usar webhooks para enviar notificaciones de datos, cambios y otras actualizaciones en tiempo real. Al especificar una URL para recibir la información, puede activar una transferencia de datos que haya almacenado en su aplicación de eventos a cualquier aplicación deseada. Al igual que Zapier, Webhooks se compone de dos tipos diferentes de componentes. Cada vez que se produce un desencadenante (como la captura de un cargo o el correo electrónico de un ticket modificado), los datos se envían a un punto final específico (un URL definido por el usuario para recibir eventos).

3. Zapier

Con más de 750 aplicaciones y en crecimiento, Zapier es una de las plataformas de integración de datos más destacadas del mercado. También es extremadamente fácil de usar. Con Zapier, los planificadores de eventos crean Zaps para crear un flujo de trabajo entre diferentes aplicaciones. Zaps están hechos de disparadores y acciones. Un desencadenante es un evento que ocurre en una aplicación y una acción es el evento que Zapier realiza automáticamente en otra aplicación. Por ejemplo, cada vez que una nueva persona se registra en su evento (activador) se agregará una nueva fila a una hoja de cálculo en documentos de Google que comparta con su equipo (acción).

3 herramientas para administrar tu evento

Todo lo que platicamos hasta el momento debería tener una plataforma para administración, así tu equipo de marketing no quedará loco con tanto software y acortará tiempos al tener todo en un mismo lugar. Aquí una lista de herramientas que pudieran ayudarte en tu próximo evento para volverlo todo un éxito:

1. Bizzabo

Plataforma todo en uno que te permite desde la creación del sitio web hasta el manejo de comunidad en un mismo sistema. Permite a tu equipo tener un entorno único para el manejo de toda la información, materiales e interacciones con los asistentes.

2. Cvent

Cvent es probablemente una de las mayores empresas de software para eventos allá afuera, están enfocados mayoritariamente en eventos para hoteles, viajes y prácticamente todo lo relacionado con hospitalidad. Su plataforma brinda herramientas específicas para el manejo de datos e interacciones en un mismo panel de administración.

3. Regonline

Una de las herramientas más económicas del mercado que permite la creación de todo tipo de materiales para la interacción con asistentes, desde el sitio web hasta el contenido para las redes sociales. Sus funciones no son tan grandes como las de las anteriores pero cubre fácilmente cualquier necesidad de eventos medianos sin problema.

Finalmente, si este artículo fue de tu interés, te invitamos a leer otros como: Las 11 mejores agencias de publicidad en México o Las 11 mejores agencias de inbound marketing en México.