¿Cómo saber si tus vendedores están o no trabajando?

Índice de contenidos

• Lead nurturing y lead scoring
• ¿Qué es el CRM de ventas?
• El Contact Manager
• Reporte de Salud de Oportunidad
• Reporte de Oportunidades Ganadas y Perdidas
• Análisis de Conversión
• Informe del Optimizador de Tareas de venta
• Reporte de actividades
• Reporte de Seguimiento o Follow Up Report

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Para una empresa es muy importante conocer el rendimiento de su equipo de trabajo en especial cuando es una empresa dedicada al comercio, en este sector es muy importante conocer el desempeño de su fuerza de venta, ya que de esto depende aumentar las ganancias del negocio, saber si tienes un vendedor capacitado y orientado a su trabajo es la manera correcta de saber si se está yendo por un buen camino, existen herramientas que te pueden facilitar estos conocimientos: La automatización del marketing y el CRM  de ventas son los elementos que conoceremos para ayudarte en este tema tan importante.

Empecemos por conocer “La automatización del marketing” que no es más que la utilización de software para realizar acciones de marketing de forma automatizada. Con esta herramienta la empresa puede realizar procesos que serían difíciles de realizar de manera manual y con ello se puede conseguir mayor eficiencia y eficacia, además de resultados y un mayor control y seguimiento sobre los mismos.

La automatización del marketing tiene grandes ventajas dentro de las cuales podemos destacar algunas de las siguientes:

• Se pueden realizar procesos de marketing más complejos que hechos de otra manera serían muy difíciles de hacer.
• Con la automatización de marketing podemos reducir costos y tiempos del personal, con lo que se obtiene una mayor eficiencia en los procesos.
• Se consigue un mayor control de los procesos de venta y permite tener un seguimiento detallado de las acciones que se realizan.
• Una de las grandes ventajas de la automatización de marketing es que puedes realizar procesos de maduración automáticamente de una base de datos, con esta herramienta podemos entregar un mail con el contenido adecuado, al usuario correcto y en el tiempo adecuado, con lo que se descarta el hecho de no ser visto o llegar a usuarios que no tienen interés en el producto o servicio.
• De igual manera podemos detectar de forma automática cuales son los registros que están más preparados y pueden recibir una oferta de nuestra parte de acuerdo a su perfil y comportamiento con la empresa (lead scoring).

En este enlace podrás conocer algunos ejemplos de automatización de marketing.

Lead nurturing y lead scoring

Los elementos más importantes en la automatización de marketing son la nutrición de leads o lead nurturing (cadenas de emails que se envían de manera automática después de que los visitantes de un sitio lleven a cabo una acción concreta) y el lead scoring o calificación de leads, que es el procedimiento por el que se evalúa en qué fase del proceso de compra se encuentra cada lead que figura en la base de datos de la empresa.

Estos dos procesos son imprescindibles para transmitir a los usuarios los beneficios que les puede proporcionar el producto o servicio ofrecido por la empresa y acercarlos a la compra.

Es importante señalar qué, el lead nurturing y lead scoring, en realidad, no son conceptos enfrentados, sino complementarios.

¿Qué es el CRM de ventas?

Ahora que conocemos un poco más sobre la automatización de marketing, pasemos a la parte que concentrará toda esta información y por ende la más importante: El CRM, que es un aliado para aumentar tus ventas.

Customer Relationship Management (CRM) que en español quiere decir Gestión de las Relaciones con Clientes, es algo más que un software o plataforma: se trata de la manera que tienen tanto startups, como pequeñas y grandes empresas para tener administrada y analizada la intercomunicación con su clientela, optimizar el rendimiento de la empresa, personalizar campañas para obtener nuevos clientes, entre otros.

Existen actualmente en el mercado muchos CRMs con funciones de venta, pero en Aloha! Te hablaremos uno del cual somos agencia partner: Sharpspring.

Sharpspring es un CRM que te va a ayudar a sacarle provecho a tu equipo de ventas, ya que desde la interfase de este CRM podemos visualizar el seguimiento que tus vendedores tienen con tus Leads (clientes potenciales) y de ahí tener un panorama completo de que es lo que se puede hacer o que hay que mejorar y a continuación te explicaremos cuales son las herramientas que SharpSpring tiene para tener un seguimiento de la actividad de tus vendedores y saber si están o no trabajando.

El Contact Manager

Para empezar, Sharpspring agrupará todos los leads, un lead puede ingresar a la plataforma ya sea de manera automática o manual.  

El lead ingresará de manera automática a Sharpspring (CRM) ya que hayan contestado un formulario como podría ser el formulario de contacto que tengas en tu página web, formulario de alguna campaña en Facebook Ads o por un anuncio de Google Ads, estos leads serán visibles en la sección de contact manager y se agruparan de tal manera que puedas ver el lead score de cada uno de ellos, para que tu equipo de ventas pueda distinguir cuáles son los leads mejor calificados.

SharpSpring, identifica al lead y el formulario que contestó, el CRM enviará un correo con información del producto o servicio de manera automática.

Ahora que SharpSpring sabe de dónde viene el lead lo clasifica, divide a los leads y se los asigna a cada líder de vendedores.

Cada líder de vendedores recibirá un correo con la confirmación de que un nuevo lead ha ingresado a la plataforma.

El líder de vendedores será responsable de asignar cada lead al vendedor, como ya hemos dicho antes, todo esto podrá ser visible en el contact manager, como podrás ver el CRM funciona como aliado para generar leads nuevos.

Cuando el vendedor tenga su lead asignado, este creará una oportunidad de venta donde asignará en qué etapa del proceso de venta se encuentra ese lead.

Reporte de Salud de Oportunidad

Sharpspring nos ofrece multiples herramientas para conocer el trabajo que están realizando nuestros vendedores, una de estas herramientas es el Reporte de Salud de Oportunidad, el cual nos indica cuáles son las oportunidades que están presentando problemas como baja interacción o están estancadas.

Este reporte puedes hacerlo con filtros para que puedas obtener una información más detallada según los datos que necesites.

Aquí en este apartado puedes ver la actividad que tus vendedores han tenido con ese lead que ha sido convertido en oportunidad, es decir, te mostrará en que etapa del embudo de ventas se encuentra y cual es el seguimiento que le ha dado el vendedor.

Todos estos datos pueden ser exportado fuera de Sharpspring, para que los tengas y puedas integrarlo en una presentación o imprimirlos si es el caso.

Reporte de Oportunidades Ganadas y Perdidas

Otra gran función de Sharpspring ideal para conocer el desempeño de tu fuerza de ventas es el Reporte de Oportunidades Ganadas y Perdidas, ya que nos informará acerca de las oportunidades que han culminado en venta y las que se han perdido.

En este reporte podrás establecer filtros para ver las oportunidades que se han abierto, las ganadas (ventas), las que se han perdido y las que han sido archivadas.

Además de los filtros anteriormente mencionados, también podrás filtrar por vendedor para ver cuántas oportunidades ha concretado o ha perdido cada uno de tus vendedores.

Una vez personalizada tu búsqueda, también podrás exportar los resultados para poder usarlos fuera de Sharpspring.

Además de lo ya mencionado, en el menú principal de este apartado (Reporte de Oportunidades Ganada y Perdidas) tendrás una ventana con pestañas, primero veremos Sales Team que está conformada con cada uno de los nombres que integran tu equipo de ventas, al seleccionar uno de estos podrás visualizar cuál es su rendimiento de ventas donde también podrás establecer filtros en caso de querer ver el desempeño de tu vendedor respecto a alguna campaña en específico, producto o servicio.

Ahora en la segunda pestaña llamada Reporte de Ventas, tendrás la opción de elegir los siguientes reportes: Equipo de ventas, Informe de proceso de venta, Informe de conversión, Informe de actividad, Informe de Comportamiento, aquí en este apartado, dependiendo del tipo de reporte que hayas elegido podrás ver diferentes tipos de reportes o embudos.

Análisis de Conversión

Un apartado muy funcional que te ofrece Sharpspring es el informe de análisis de conversión el cual te enseñará la etapa en la que se encuentra cada oportunidad creada en un rango de fechas específico.

Con este reporte tendrás una descripción general del informe de análisis de conversión así como sus características disponibles y de la misma forma que en reportes anteriores tendrás la opción de seleccionar filtros para ser más específico el reporte.

Informe del Optimizador de Tareas de venta

Un elemento extraordinario, es el informe de tareas del Optimizador de ventas, este proporcionará un informe detallado sobre la cantidad de tareas automatizadas, por usuario y por equipos de ventas completos.

Este reporte es ideal ya que a primera instancia podrás visualizar el total de tareas, desde las pendientes, completadas, completadas tarde o reprogramadas, las abiertas y las borradas.

Como imaginarás, también es posible establecer filtros para este reporte, podrás ver las actividades que tiene cada vendedor y así podrás evaluar su desempeño.

Reporte de actividades

El reporte de actividades es muy útil para conocer el desempeño de tu equipo de ventas, en el podemos encontrar las actividades realizadas con los leads en un rango de los último 7 días, con esta información puedes observar en que estado se encuentra el lead y si le han dado el seguimiento adecuado en este rango de días, como ya hemos explicado en los reportes anteriores, aquí también podrás filtrar la información para obtener un reporte más detallado, puedes filtrar para encontrar la información por campaña, por el propietario del lead, etc.

Ten en cuenta que con el CRM puedes hacer la automatización de seguimiento de tus clientes esto te ayudará para que tus vendedores hagan un mejor trabajo y tengan mayor desempeño.

Reporte de Seguimiento o Follow Up Report

Un apartado muy importante dentro del CRM es el reporte de seguimiento, Sharpspring ofrece este reporte en el cual podrás encontrar el seguimiento que se le ha dado a los leads por medio del contacto de tus vendedores, es decir podrás visualizar el total de llamadas y correos que se han hecho en un período de  7 días, 30 días o desde que inicio el proceso de la venta, con este reporte puedes determinar que tan buen seguimiento están teniendo tus vendedores para lograr el objetivo (la venta) en primera instancia obtendrás un reporte global con el total de llamadas y correos hechos por todos, pero podrías ver la actividad y desempeño de cada una de las personas que integran tu equipo de ventas si así lo deseas aplicando los filtros correspondientes.

Teniendo este reporte puedes hacer una comparación del objetivo que tengas establecido con lo que se está haciendo actualmente, para que así puedas cambiar el rumbo de la estrategia o bien continuar con el mismo camino y reforzarlo para llegar a concretar la venta y que los leads no se pierdan.

Como podrás ver, existen las herramientas necesarias para evaluar el desempeño de tu equipo de ventas y así saber si están trabajando o silo están haciendo de la manera correcta, el CRM de ventas funciona para ayudarte en este camino ya que te brinda la información que necesitas para trazar una línea de acción que conduzca al correcto desempeño de la empresa, te ayudará a liderar la fuerza de ventas y comprobar que tus vendedores están haciendo un trabajo correcto, por otro lado la automatización de marketing podrás tener procesos sencillos de captación y maduración de leads, que hechos fuera del uso de un software serían complejos.

Recuerda que con la automatización de marketing puedes tener una base de datos a la cual irás nutriendo hasta el punto de maduración en el cual el lead estará más cerca de aceptar más información de tu producto o servicio para poder llegar al resultado deseado que es lograr la compra del mismo.

La automatización de marketing y el CRM de ventas son las partes más importantes para un empresa, ya que son de gran ayuda para liderar el equipo de ventas, por ello no debes dudar en el uso de estas dos herramientas, ten en cuenta que el CRM puede ser un aliado para incrementar las ventas.

Ten presente que todo lo que te hemos enseñado hasta el momento en su conjunto harán que obtengas los mejores resultados, por otra parte también ten presente que un líder no es aquel que solo manda y dirige en una empresa, sino es el que guía a los que trabajan con él para tener el mejor desempeño posible y así conseguir alcanzar las metas y los objetivos trazados para conseguir el éxito de la empresa.

Ahora que conoces la forma para saber si tus vendedores están trabajando y estás interesado en implementar este CRM y estas estrategias en tu empresa y conseguir el éxito que tanto esperas, no dudes en contactarnos, somos Aloha! Agencia de Marketing Digital.